Skapa effektiva möten


Jag vet inte hur många gånger jag har varit på möten som inte bidragit till någon nytta för någon. Allt för många arbetsmöten, utvecklingsmöten och ledningsmöten är ostrukturerade och otydliga. Uttalade syften saknas och få förstår varför man ska träffas och vad mötena ska leda till då konkreta mål sällan utarbetats och förankrats. Dessa ineffektiva möten leder till att medarbetare och kollegor prioriterar annat än att mötas för att samtala om sådant som berör kvalité, vårt arbete och vår yrkesroll. 

Mål behöver gemensamt beslutas inom alla former av möten för att undvika att personal utarbetar egna mål. Planeringar, innehåll och tillvägagångssätt kan på ett enkelt sätt följas upp och utvärderas när mål finns förankrade. Är mötesledaren noggrann med att presentera samtalspunkter, som stödjer arbetet mot målen, blir det ett bra verktyg för att hålla riktningen och för att kvalitetssäkra samtalen

Ett möte som har en tydlig ledare som inleder mötet med syfte, mål och en utarbetad agenda bjuder in till delaktighetoch gemensamt ansvar. Om mötet avslutas med en sammanfattning och eventuellt en lista över vilka frågor som återstår att bearbeta, kan mötena bli mycket effektiva.  

Det är viktigt att identifiera och tydliggöra vilka möten som ska hållas. Upplever personalen att den röda tråden för samtalens syften saknas riskerar mötena att ifrågasättas vilket kan leda till att personalen prioriterar andra arbetsuppgifter. I detta inlägg har jag skrivit några förslag på mötesarenor som chefer, kollegor och medarbetare behöver vara delaktiga i på olika sätt för att kvalitetssäkra det praktiska arbetet. 

Reflektera gärna över hur era möten utformas och struktureras. 

  • Hur utformas möten på skolan där det pedagogiska perspektivet utgör en viktig del?
  • Hur kan medarbetare bli delaktiga och ta ansvar i de olika mötesarenorna?
  • Hur arbetar vi med samtalsstruktur och roller under mötena?

Informationsmötenär ett forum där ledaren samlar sin personal för att informera om budget, vikarier, vänskolor eller annat som rör alla som arbetar på skolan eller förskolan. Under dessa möten händer det också att övrig personal ges tid till att informera kollegor och ledning om sådant som är väsentligt för alla att ta del av. 

Uppföljningsmöten,där syftet är att följa upp pågående utvecklingsarbeten eller projekt. Under sådana möten träffas den personal som aktivt arbetar i projekten. Även uppdragsgivaren – oftast rektorn eller förskolechefen – deltar vid dessa möten. Det är viktigt att göra en fortlöpande nulägesbeskrivning för att i god tid ta reda på om utvecklingsarbetet leder mot uppsatta mål eller om förändringar behöver sättas in. Om uppföljningsmöten kontinuerligt planeras in blir det lättare att i god tid förekomma svårigheter som dyker upp. Går det för lång tid mellan uppföljningsmötena kan små konflikter bli stora och svåra att reda ut. Kontinuerlig uppföljning gör det också lättare att inför framtida utvecklingsarbeten analysera de hinder som tidigare identifierats i syfte att arbeta fram nya riktlinjer eller förändra strukturen. 

Beslutsmötenhar till syfte att komma fram till gemensamma beslut eller att förbereda hanteringen inför kommande beslut. Att ha en dialog och underrätta sig om berörd personals olika perspektiv är viktigt för att klargöra åsikter, reda ut eventuella missförstånd och ta vara på deltagarnas kreativitet och kunskaper. 

Arbetsmötenhar till syfte att gemensamt utveckla och kvalitetssäkra det fortlöpande arbetet inom hela verksamheten för att eleverna ska nå framgång i sitt lärande. Det är en mötesform som inbjuder till kommunikation och samspel, och som ställer krav på tydlighet, delaktighet och kreativitet.

Avstämningsmöten har till syfte att följa upp och beskriva nuläget samt ta ut riktningen för önskat läge vid till exempel förändringsarbeten eller krissituationer.

1 reaktion på “Skapa effektiva möten

  1. Hej Maja!
    För att inte översvämmas av möten går det förstås också att ha olika punkter under ett och samma möte ex beslutspunkter, informationspunkter osv. Mål och syfte kan vara tydligt ändå och bör slås fast av varje möteskonstellation i början av ett läsår t.ex. Andra givna saker är förstås att skicka ut agendor tidigt, förvänta sig att mötesdeltagarna är pålästa på utskickat material samt noggrann dokumentation av mötena.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *