Utveckla möten med tydliga syften

Många jag kommer i kontakt med på förskolor och skolor har dåliga erfarenheter av de möten som verksamheterna har organiserat. Uttalade syften saknas och få förstår vad mötena ska leda till då konkreta mål sällan beslutats i samråd med de som ingår och som ska verka tillsammans. Många beskriver att mötena främst fokuserar på att prata om elevers svårigheter. Man efterlyser snabba lösningar för att eleven ska uppnå goda resultat vilket leder till att man inte hinner stanna upp och kartlägga vad som kan påverka elevernas skolsvårigheter på skol- och gruppnivå. Och man hinner inte stanna upp för att samtala om didaktik, metodik eller för att utveckla ett kollegialt lärande (vilket många jag träffar idag efterlyser). När den röda tråden och förståelsen för samtalens syften saknas börjar mötena ifrågasättas, och personal börjar prioritera andra arbetsuppgifter.

Det är viktigt att alla har klart för sig vilka frågor som ska diskuteras och vid vilka tillfällen det ska ske . När, var, hur och varför är frågor som behöver ”benas” ut. Liksom vem som ska leda och fördela orden under samtalen och mötena.

Informationsmöten brukar ledas av chefen och hålls ungefär en gång i veckan eller en gång varannan vecka. Det är ett forum där ledaren samlar sin personal för att informera om budget, vikarier, vänskolor eller annat som rör all personal och verksamheten.  Under dessa möten händer det också att övrig personal ges tid till att informera kollegor och ledning om sådant som är väsentligt för alla att ta del av. Informationsmöten ska inte blandas ihop med uppföljningsmöten, där syftet är att följa upp pågående utvecklingsarbeten eller projekt. Under sådana möten träffas den personal som aktivt arbetar i projekten. Även uppdragsgivaren – oftast chefen – deltar vid dessa möten. Det är viktigt att göra en fortlöpande nulägesbeskrivning för att i god tid ta reda på om utvecklingsarbetet leder mot uppsatta mål eller om förändringar behöver sättas in. Om uppföljningsmöten kontinuerligt planeras in blir det lättare att i god tid förekomma svårigheter som dyker upp. Går det för lång tid mellan uppföljningsmötena kan små konflikter bli stora och svåra att reda ut. Kontinuerlig uppföljning gör det också lättare att inför framtida utvecklingsarbeten analysera de hinder som tidigare identifierats i syfte att arbeta fram nya riktlinjer eller förändra strukturen. Uppföljningsmöten ska inte heller blandas ihop med utvärderingsmöten, där man beslutat att vid en viss tidpunkt göra en analys och bedömning av hur insatserna eller åtgärderna fungerat. 

Gemensamma mål behöver beslutas inom alla mötesarenor för att undvika att personer tar fram egna mål. Det är viktigt att utarbeta mål för att ta reda på vart vi är på väg, att vi kan följa upp och utvärdera mötena och arbetsinsatserna. Samtliga möten kan också ha ett uttalat mål att främja det gemensamma lärandet. Planeringar och tillvägagångssätt kan på så sätt följas upp och utvärderas i syfte att personalen ska ta lärdom av sådant som fungerat bra i arbetet eller för att vidareutveckla tidigare insatser.

Samtalspunkter som stödjer arbetet mot målen behöver tidigt introduceras så att deltagarna hinner förbereda sig. Att kontinuerligt göra avstämningar under pågående möten kan bidra till förståelse och trygghet för gruppdeltagarnas kommande arbetsuppgifter.

I min bok Elevhälsoarbete för specialpedagoger- en handbok beskriver jag vikten av att man under möten stannar upp för att utföra en Processkontroll. Syftet med en sådan kontroll är att korrigera sådant som inte flyter på bra under mötet. Det kan handla om att någon eller några i gruppen inte fått utrymme till att utrycka sina åsikter, eller att det inte finns en samlad förståelse av innehållet i dialogen. Att stanna upp för att ta reda att samtliga deltagare förstår och kommer till tals är en viktig insats för den som leder mötena. Ett möte som har en tydlig ledare som inleder mötet med syfte, mål och en utarbetad agenda bjuder in till delaktighet och ansvar. 

Frågor den som leder samtalen kan använda sig av under processkontrollen:

·         Håller vi oss till uppgiften och tidsschemat enligt agendan?

·         Tycker var och en att de fått komma till tals?

·         Är det något som behöver klargöras vid den här tidpunkten?

·         Finns det något som vi kan göra för att förbättra processen?

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *